• Sudah Tak Berguna dan Habis Retensinya

SLEMAN– Kantor Arsip Daerah Kabupaten Sleman memusnahkan ribuan arsip kemarin (21/1). Ini dilakukan terhadap arsip- arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna atau telah habis retensinya.Pertimbangan lainnya, seiring semakin bertambahnya volume arsip. Bahkan saat ini ruang arsip Pemkab Sleman sudah penuh. Jumlah arsip daerah melebihi kuota yang tersedia di ruang tersebut. Sementara, gedung arsip baru belum rampung.”Untuk menjamin keselamatan arsip, pemerintah tidak menyimpan dokumen rahasia selamanya secara statis,” kata Kepala Kantor Arsip Daerah Sudarningsih.Diakuinya, pemusnahaan arsip untuk mengurangi volume. Sebagian besar berupa arsip kepegawaian milik BKD yang sudah tidak memiliki nilai guna primer dan sekunder. Misalnya, arsip laporan diklat pegawai, daftar hadir, permohonan satya lancana, ijin belajar, serta laporan selesai tugas belajar. Jumlahnya mencapai 7.488 berkas dan 3.377 buku. Arsip dimusnahkan dengan metode kimiawi (peleburan kertas). “Pemusnahan dilakukan secara total sehingga tidak dikenal lagi secara fisik maupun informasinya,” paparnya.Sekretaris Daerah Pemkab Sleman Sunartono menyatakan, pemusnahan dilakukan berdasarkan jadwal retensi arsip. “Tak ada peraturan perundangan yang melarang pemusnahan arsi yang tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara,” jelasnya.Pemusnahan arsip diatur dalam UU No 43/ 2009 tentang Kearsipan. Pasal 52 ayat (1) menyebutkan, setiap lembaga negara dan lembaga yang terkena kewajiban berdasarkan undang-undang tersebut dilarang memusnahkan arsip tanpa prosedur.Pemusnahan arsip merupakan tanggungjawab pimpinan pencipta arsip. Prosedur dan tata cara pemusnahan arsip telah diatur dalam Peraturan Pemerintah No 28/ 2012 tentang Pelaksanaan UU No 43/ 2009 tentang Kearsipan, dan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia No 25/ 2012 tentang Pedoman Pemusnahan Arsip.Pemkab telah telah memroses pengajuan persetujuan pemusnahan arsip kepegawaian ke Arsip Nasional Republik Indonesia pada 2013 dan telah disetujui, sesuai Surat Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia. Berdasarkan surat persetujuan dari Arsip Nasional Republik Indonesia ditetapkan Surat Keputusan Bupati Sleman Nomor 523/Kep.KDH/A/2013 tanggal 18 Desember 2013 tentang Pemusnahan Arsip Kepegawaian. Pemusnahan diawali penandatanganan berita acara oleh kepala arsip daerah dan kepala UD Samak Jaya Karton di Bojong, Mungkit, Magelang, selaku pihak dan lokasi pemusnahan arsip dan disaksikan kepala Badan Kepegawaian Daerah (BKD), Inspektorat, Kabag Hukum, serta sekda.Menurut Sunartono, pemusnahan arsip guna efisiensi dan efektivitas kerja, serta penyelamatan informasi arsip itu sendiri dari pihak yang tidak berhak mengetahuinya. “Pertimbangan mendasarnya harus memperhatikan kepentingan masyarakat, bangsa dan negara,” katanya.(yog/din)