PURWOREJO – Pengelolaan arsip di tingkat desa maupun kelurahan masih perlu banyak penataan. Peningkatan kapasitas tenaga di level desa lebih cepat dilakukan, namun di tingkat kelurahan terkendala minimnya anggaran.

Hal ini diungkapkan Sekretaris Kecamatan (Sekcam) Purworejo Widiati dalam pelatihan kearsipan bagi kades/kalur dan sekdes/seklur di Kecamatan Purworejo, Jumat (20/7). Hadir Kepala Dinas Arsip dan Perpustakaan Purworejo Tri Joko Pranoto beserta arsiparis dan pustakawan di Dinarpus.

“Kerap kami katakan kalau arsip itu penting, tapi selama ini pula kami kesulitan mencari surat saat dibutuhkan kembali,” kata Widiati. Pihaknya sangat mendambakan arsip di desa maupun kelurahan bisa tertata dengan baik dan sangat mudah ditemukan saat diperlukan.

Selain itu tempat penyimpanan arsip yang baik juga diperlukan sehingga kondisi ruangan akan lebih tertata dan rapi. “Saat datang ke balai desa atau kelurahan mungkin kita menemukan banyaknya tumpukan arsip dan tersebar tanpa tertata. Harapan kami hal itu tidak terjadi lagi dan semua tersusun dengan baik,” tambahnya.

Permasalahan yang dihadapi, masih banyak perangkat yang pengetahuan kearsipannya rendah. Selain itu penganggaran bagi peningkatan kualitas dan kapastias arsip di tingkat desa dan kelurahan juga masih minim.

Ia melihat di tingkat desa akan lebih cepat ditingkatkan mengingat adanya dana desa yang bisa dialokasikan ke sana. Sedangkan untuk kelurahan masih terkendala anggaran yang dibebankan kepada pemkab. “Kami membutuhkan dukungan untuk peningkatan arsip kelurahan ini. Harapan kami dalam anggaran perubahan bisa dianggarakan,” harapnya.

Kepala Dinas Arsip dan Perpustakaan Purworejo Tri Joko Pranoto memberikan apresiasi bagi pemerintah kecamatan Purworejo yang memberikan ruang pelatihan bagi kepala desa dan sekretaris desa. Setidaknya dua unsur pimpinan di desa itu memiliki peran yang penting untuk penataan arsip.

“Sebagian besar sekretaris desa baru. Saya senang, mereka yang baru langsung mendapatkan pelatihan seperti ini. Sehingga mereka paham benar akan arsip baik pemanfaatan dan kegunaannya di masa mendatang,” katanya.

Tri Joko menyoroti salah satu kelemahan yang terjadi dalam arsip saat ini adalah menghilangkan tembusan yang biasanya di bawah surat. Hal ini sebenarnya cukup penting untuk mengetahui alur surat yang dibuat.

“Sekarang kok nggampangke. Makanya dari sekarang ayo kita membuat yang baik dan benar untuk arsip dimasa yang akan datang,” jelas Tri Joko. (udi/laz/mg1)